Неаннотированный «Краткий справочник по фондам советского и постсоветского периодов ГУ РК «Национальный архив РК» (далее – справочник) создан с целью предоставления пользователям архивной информации систематизированных сведений о фондах архива и обеспечения оперативного поиска необходимых данных о них.

Необходимость подготовки данного справочника вызвана произошедшими изменениями в составе и объеме фондов, совершенствованием научно-справочного аппарата к фондам, интеграцией фондов Печорского государственного архива, изменившимися требованиями к классификации документной информации.

В справочник включены сведения о 2168 фондах учреждений, организаций и предприятий, осуществлявших свою деятельность на территории Усть-Сысольского и Яренского уездов Северо-Двинской губернии, Коми автономной области, Коми АССР, Республики Коми в период с 1918 г.[1] по 2019 г.[2]  В справочник не вошли фонды личного происхождения,  архивные коллекции, внефондовые описи фотодокументов. Сведения о них будут включены в Краткий справочник по фондам личного происхождения, архивным коллекциям и фотодокументам.

Документы фондов, сведения о которых вошли в справочник,  рассказывают о создании и деятельности в Коми крае местных органов Советской власти и государственного управления, о промышленном и транспортном освоении территории Коми АССР в условиях развернувшегося социалистического строительства, о развитии национальной культуры и искусства. Документы  архива достаточно полно отображают политическую, социально-экономическую жизнь региона в период существования Советской власти, в том числе в военные и послевоенные 1940-1950 годы, его достижения в развитии народно-хозяйственного комплекса, образования, науки,  культуры, а также коренные преобразования, произошедшие во всех сферах жизни государства и общества в постсоветский период 1990-2000 годов.

Документы всех фондов доступны исследователям в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

Справочник представляет собой систематизированный перечень описательных  статей фондов. Описательная статья фонда включает в себя название фонда, справочные данные о нем (номер фонда, его объем, крайние даты документов, состав научно-справочного аппарата к фонду: номера описей, наличие указателей), индекс по Единому классификатору документной информации  Архивного фонда  Российской Федерации (ЕКДИ АФ РФ, М., 2007).

Название архивного фонда учреждения, организации, предприятия состоит из официально принятого полного и сокращенного наименования (если таковое имеется) фондообразователя с указанием подчиненности (при наличии таковой) и местонахождения (если оно не отражено в самом наименовании фондообразователя), а также крайних дат деятельности фондообразователя (только годы). Название архивного фонда дается по последнему наименованию фондообразователя в пределах периода, за который документы фонда хранятся в архиве.

Название объединенного архивного фонда (ОАФ) состоит из обобщенного названия и перечисления названий организаций, вошедших в состав ОАФ, с указанием их  местонахождения (если оно не отражено в названии организации) и крайних дат деятельности каждой из них. Обобщенное название фонда включает в себя крайние даты деятельностей фондообразователей: самую раннюю дату образования и самую позднюю дату ликвидации.

В групповой характеристике фондов сначала дается обобщенное название группы фондов с крайними датами и общие справочные данные, а затем перечисляются названия фондов, вошедших в групповую характеристику, с указанием  подчиненности (при наличии таковой и/или если она не отражена в обобщенном названии группы фондов), местонахождения (если оно не отражено в названии организаций, вошедших в группу фондов), крайних дат деятельности фондообразователей и даются справочные данные о каждом фонде. Если в групповой характеристике объединены фонды организаций одного профиля, действовавших в пределах одной административно-территориальной единицы, то названия конкретных фондов сокращены до указания их географического местонахождения и размещены по алфавиту.

Годы существования фондообразователей, установленные по косвенным данным, заключены в квадратные скобки. Если дату образования или ликвидации фондообразователя установить не удалось, вместо нее написано «не уст.».

Встречающееся в справочнике несоответствие между крайними датами документов фондов и крайними датами существования фондообразователей объясняется наличием в фондах документов других организаций (фондовых включений).

Для обозначения фондов, поступивших из Печорского государственного архива, к их номерам добавлена литера «п».

Справочник состоит из 30 разделов, которые делятся на подразделы и рубрики. Названия разделов справочника и последовательность  их расположения соответствуют отделам Главной таблицы ЕКДИ АФ РФ. Подразделы справочника структурированы по отраслевому признаку в соответствии с Основной таблицей ЕКДИ АФ РФ. Рубрики справочника детализируют понятия его подразделов.

Фонды в подразделах и рубриках располагаются  в исторической и логической последовательности: вначале размещаются сведения о фондах органов управления с учетом их иерархии в системе управления, времени образования и территориального принципа; далее даются сведения о фондах подведомственных учреждений, которые группируются в соответствии с классификацией отраслей и подотраслей промышленности, с учетом однородности их функций, в порядке значимости учреждений с учетом хронологи их существования. На последней ступени группировки фондов подведомственные учреждения внутри одной отрасли (подотрасли) располагаются в алфавитном порядке.

Научно-справочный аппарат справочника состоит из титульного листа, содержания, предисловия, списка сокращений, указателя фондов, включенных в справочник.

Указатель фондов, включенных в справочник,  предназначен для поиска информации о конкретном фонде по его номеру.

Указатель представляет собой список всех фондов, включенных в справочник, расположенных по порядку номеров, со ссылочными данными на страницы справочника, на которых содержится информация о фондах. Названия фондов приводятся в сокращенном виде без указания местоположения, дат существования фондообразователя и его подчиненности.

Фонды с литерой «п», поступившие из Печорского государственного архива, находятся в конце данного указателя.

Сведения о фондах, поступивших на хранение в ГУ РК «Национальный архив РК» до 1992 года, и включенных в данный справочник, содержатся также в Путеводителе по фондам Центрального государственного архива Республики Коми (Сыктывкар, 1992).

Справочник предназначен для сотрудников архива и исследователей.