УТВЕРЖДАЮ
Директор РГАКФД
Н.А. Калантарова 
21 декабря 2010 г.

Одобрено МК РГАКФД
протокол № 9 от 14.12.2010

ВВЕДЕНИЕ

Настоящая Инструкция подготовлена в целях совершенствования работы по выявлению особо ценных кинофотодокументов, обеспечению сохранности их оригиналов и сохранению содержащейся в них информации путем создания на них копий страхового фонда и фонда пользования.

Кинофотодокументы, хранящиеся в РГАКФД, являются составной частью Архивного фонда РФ. В комплекс задач, направленных на обеспечение сохранности кинофотодокументов, входят вопросы выявления, учета, хранения документов, отнесенных к категории особо ценных.

В РГАКФД работа по выявлению особо ценных кинофотодокументов началась в 1970-е годы.

В процессе работы, проводимой в эти годы по выявлению особо ценных кинофотодокументов, основное внимание обращалось на документы общественно-политической тематики в основном советского периода.

Из кинофотодокументов дореволюционного периода выявлялись особо ценные документы по истории Русско-японской войны 1904-1905гг., Первой мировой войны 1914-1918 гг. Кинофотодокументы дореволюционного периода по истории внешней и внутренней политики России, русской армии, Дома Романовых, интерес к которым особенно возрос после 1990-х годов, вообще не рассматривались с точки зрения выявления особо ценных документов.

Учитывая изменившиеся подходы к составу и содержанию особо ценных кинофотодокументов, в настоящей Инструкции конкретизируются методы выявления и отбора особо ценных документов и критерии, которыми необходимо руководствоваться при отнесении документов к категории особо ценных.

Кроме того, в Инструкции освещаются также вопросы учета и хранения особо ценных кинофотодокументов.

Выявление особо ценных кинофотодокументов должно проводиться с позиций объективной оценки исторических событий, явлений и лиц, зафиксированных в документах.

Инструкция состоит из введения, 3-х разделов, заключения и приложений. Приложения включают формы учетных документов, которые оформляются после завершения работы по выявлению особо ценных кинофотодокументов.

В настоящей Инструкции не рассматриваются вопросы создания страхового фонда копий на особо ценные документы.

Инструкция основана на нормативных требованиях, содержащихся в Федеральном законе «Об архивном деле Российской Федерации от 22 октября 2004г. № 125-ФЗ», «Правилах организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук». Москва, 2007г.; Методических рекомендациях по выявлению, учету, хранению особо ценных кинофотодокументов государственных архивов и созданию на них страхового фонда. Москва, 1986г., Методических рекомендациях по работе с особо ценными документами в государственных архивах Российской Федерации. Москва, 2006г.

При подготовке Инструкции был использован также накопленный многолетний опыт работы сотрудников РГАКФД.

Выявление особо ценных кинофотодокументов является самостоятельным видом работы, включенным в ежегодный план отдела обеспечения сохранности и государственного учета документов. При этом объем выявленных особо ценных кинофотодокументов не планируется, планируется только количество просматриваемых документов.

Выявление особо ценных кинофотодокументов проводится главными специалистами отдела обеспечения сохранности и государственного учета документов.
 

1. КРИТЕРИИ ОПРЕДЕЛЕНИЯ ОСОБО ЦЕННЫХ КИНОФОТОДОКУМЕНТОВ

«Особо ценным является документ Архивного фонда Российской Федерации, который имеет непреходящую культурно-историческую и научную ценность, особую важность для общества и государства»^[1].

При определении особо ценных кинофотодокументов необходимо руководствоваться следующими критериями:

• ценность содержащейся в документе информации;

• время создания документа;

• подлинность документа;

• авторство документа.

1.1. Ценность содержащейся в документе информации

При выявлении особо ценных кинофотодокументов критерий «ценность содержащейся в документе информации» является основным, наиболее важным.

Согласно данному критерию, в особо ценном кинофотодокументе должна содержаться информация о событиях, явлениях, фактах, лицах особой исторической значимости вне зависимости от смены политической власти и социальной конъюнктуры.

Применяя данный критерий, следует учитывать степень повторяемости информации в документах архива. Критерии «время создания документа», «авторство документа» могут иметь при этом вспомогательное значение.

1.2. Время создания документа

Критерий «время создания документа» используется в сочетании с критерием «ценность содержащейся в документе информации» при выявлении особо ценных кинофотодокументов, относящихся к периодам особо важных исторических событий; предпочтение отдается тем из них, которые содержат наиболее ценную информацию о событиях, явлениях, фактах, лицах данного временного периода.

При оценке кинофотодокументов, созданных в наиболее ранний период развития кинематографа, фотографии, критерий «ценность содержащейся в документе информации» не играет определяющей роли при отнесении их к категории особо ценных.

В соответствии с критерием « время создания документа»

к особо ценным фотодокументам могут быть отнесены дагерротипы, ферротипии, альбомы фотографий 1860-ых годов (визитки); к особо ценным кинодокументам - первые звуковые, цветные, широкоформатные фильмы.

1.3. Подлинность документа

К особо ценным документам относятся, прежде всего, оригиналы (негативы) кинофотодокументов.

При отсутствии оригиналов кинофотодокументов, содержащих единственную в своем роде информацию, допускается отнесение к особо ценным копий кинофотодокументов (контратипов, позитивов), принятых в архив на правах оригиналов.

1.4. Авторство документа

При использовании данного критерия учитывается профессиональное мастерство создателей кинофотодокументов: режиссеров, операторов, фотографов.

Этот критерий применяется также при выявлении особо ценных кинофотодокументов как произведений искусства с учетом их художественных ценностей.

Вышеназванные критерии можно использовать как в комплексе, так и каждый в отдельности в зависимости от содержания рассматриваемых документов.

В спорных случаях, возникающих при выявлении особо ценных кинофотодокументов, можно использовать в качестве дополнительного проверочного критерия - критерий «материальная ценность документа», выражающаяся в страховой денежной оценке документа. Оценка производится в соответствии с методикой, разработанной ВНИИДАД в методических рекомендациях «Денежная оценка документов Архивного фонда РФ при организации их страхования». Москва, 2009г.

При выявлении особо ценных кинофотодокументов вид носителя и состав их основы не учитываются.

Физическое состояние документа и степень интенсивности использования не являются определяющими при выявлении особо ценных документов.
 

2. МЕТОДИКА ВЫЯВЛЕНИЯ, УЧЕТА И ХРАНЕНИЯ ОСОБО ЦЕННЫХ ФОТОДОКУМЕНТОВ

2.1. Выявление особо ценных фотонегативов проводится на уровне единиц хранения строго по размерам.

Особо ценные фотодокументы выявляются по основным учетным документам архива: книгам учета и описания фотодокументов или описям, соответствующим определенному размеру фотодокументов.

2.2. Основой методики выявления особо ценных фотодокументов является избирательное применение комплекса критериев определения особо ценных документов (см. выше: раздел I).

2.3. Выявление особо ценных фотодокументов начинается с изучения содержания книг учета и описания, когда анализируется каждая аннотация фотодокумента.

Одновременно просматриваются оригиналы фотодокументов, что позволяет предварительно наметить документы, которые могут быть отнесены к категории особо ценных в соответствии с вышеназванными критериями.

2.4. На предварительно выявленные особо ценные фотодокументы составляются рабочие карточки, на которых указывается архивный номер фотодокумента, аннотация, раскрывающая содержание фотодокумента, автор, место и дата съемки.

При необходимости проводится работа по уточнению содержания фотодокумента по каталогам архива и справочной литературе.

2.5. Для ознакомления членов ЭПК с выявленными особо ценными фотодокументами в отделе фотокопирования архива заказываются контрольные фотоотпечатки, которые приклеиваются на оборотную сторону рабочей карточки.

2.6. После окончания работы по выявлению особо ценных фотодокументов все члены ЭПК просматривают каждый предварительно выявленный особо ценный фотодокумент в виде контрольного фотоотпечатка и аннотации к нему на рабочей карточке.

2.7. Решение об отнесении предварительно выявленных фотодокументов к категории особо ценных принимается на заседании ЭПК архива.

2.8. После обсуждения и одобрения членами ЭПК выявленных особо ценных фотодокументов составляются Перечни номеров особо ценных фотодокументов. В конце Перечня делается итоговая запись о количестве внесенных в него особо ценных фотодокументов. (См. приложение №1).

2.9. Подготовленные Перечни с номерами особо ценных фотодокументов утверждаются директором архива.

2.10. Перечни особо ценных фотодокументов, утвержденные директором архива, передаются заведующему фотохранилищем для постоянного хранения.

2.11. Сотрудник отдела обеспечения сохранности под контролем заведующего архивохранилищем в книгах учета и описания фотодокументов или описях на основании Перечней делает красным цветом отметки «ОЦ» (особо ценный) под учетными номерами особо ценных фотодокументов.

2.12. На конверты с оригиналами фотодокументов, отнесенных к категории особо ценных, наносится отличительная отметка в виде бумажной красной полосы.

2.13. Сведения об особо ценных фотодокументах заносятся в автоматизированную базу данных «Учет фотодокументов РГАКФД».

2.14. Оригиналы особо ценных фотодокументов изымаются из общего массива хранящихся фотодокументов и располагаются в фотохранилище обособленно с учетом их состава основы.

2.15. Методика выявления особо ценных фотоальбомов аналогична вышеописанной методике выявления особо ценных фотодокументов. Имеются лишь некоторые особенности.

2.15.1. На первом этапе работы по книге учета и описания фотоальбомов проводится анализ фотоальбомов по их названиям и обобщенному содержанию фотоснимков, что позволяет предварительно наметить те из них, которые могут быть отнесены к категории особо ценных в соответствии с вышеназванными критериями.

2.15.2. Список предварительно отобранных фотоальбомов по книге учета и описания уточняется при непосредственном обращении к фотоальбомам.

Просматривается каждый снимок в фотоальбоме. По монтажному листу, составленному к фотоальбому, уточняются его содержание, происхождение, даты, место съемок, авторы фотоснимков. Обращается внимание на художественное оформление обложки и страниц фотоальбома.

2.15.3. При отсутствии монтажного листа фотоальбома анализ содержания альбома проводится по изображению каждого фотоснимка в альбоме.

2.15.4. Следует иметь в виду, что фотоальбом считается особо ценным полностью, если к категории особо ценных документов отнесен в нем хотя бы один фотоснимок.

2.15.5. При выявлении особо ценных фотоальбомов обращается внимание на фотографическое качество и техническое состояние фотоснимков в альбоме.

Низкое фотографическое качество и плохое техническое состояние фотоснимков в фотоальбоме (выцветшие, с нечетким изображением) могут быть одной из причин, по которой фотоальбом не может быть отнесен к категории особо ценных.

2.15.6. Перечень особо ценных фотоальбомов включает в себя архивные номера фотоальбомов, названия, количество и в отдельных случаях обобщенное содержание фотоснимков, (если название фотоальбома не раскрывает его содержание), авторов снимков, даты и место съемки. (См. приложение №2).

2.15.7. На корешке фотоальбомов, отнесенных к категории особо ценных, делается отметка в виде красной полосы на белой наклейке, свидетельствующей о наличии дубль-альбома.

2.15.8. На выявленные особо ценные фотодокументы создаются страховые копии и копии фонда пользования.

2.16. Страховой копией на особо ценные фотодокументы является первая копия с оригинала фотодокумента.
 

3. МЕТОДИКА ВЫЯВЛЕНИЯ, УЧЕТА И ХРАНЕНИЯ ОСОБО ЦЕННЫХ КИНОДОКУМЕНТОВ

3.1. Выявление особо ценных кинодокументов осуществляется по книгам учета и описания кинодокументов на уровне единицы учета (комплекта фильма, спецвыпуска, киножурнала, кино и телесюжета).

В ходе просмотра книг учета и описания по названиям кинодокументов предварительно отбираются особо ценные кинодокументы, которые включаются в отдельный список с указанием архивных номеров кинодокументов.

3.2. Содержание особо ценных кинодокументов, предварительно включенных в список, изучается затем по монтажным листам.

3.3. На основании изучения монтажных листов составляется 2-й список предположительно отнесенных к категории особо ценных кинодокументов с указанием не только архивных номеров, но и названий кинодокументов.

Во избежание дублирования информации дополнительно проводится уточнение содержания кинодокументов аналогичной тематики по систематическому, именному и электронным каталогам.

3.4. Кинодокументы, предварительно отнесенные к категории особо ценных и включенные во 2-й список, но вызывающие сомнения в их особой значимости, в целях более всесторонней и объективной оценки их содержания просматриваются на звукомонтажном столе.

3.5. Все выявленные и предварительно отнесенные к категории особо ценных кинодокументы рассматриваются на заседании ЭПК архива.

3.6. На заседании ЭПК сотрудник отдела обеспечения сохранности представляет список кинодокументов, предварительно отнесенных к категории особо ценных, и монтажные листы к ним, знакомит членов ЭПК с содержанием кинодокументов, обосновывает критерии, по которым они предварительно отнесены к категории особо ценных.

При этом члены ЭПК могут уточнить содержание представляемого кинодокумента по монтажному листу.

3.7. На заседании ЭПК обсуждается каждый отдельный кинодокумент, предварительно отнесенный к категории особо ценных.

3.8. В случае разногласий членов ЭПК в решении вопроса об отнесении кинодокументов к категории особо ценных, кинодокументы просматриваются всеми членами ЭПК на экране.

3.9. После обсуждения члены ЭПК соглашаются или не соглашаются с отнесением предлагаемых кинодокументов к категории особо ценных.

3.10. Кинодокументы, отнесенные к категории особо ценных, записываются в отдельные книги учета особо ценных кинодокументов с указанием архивных номеров, названий кинодокументов, элементов комплекта.

3.11. В книгах учета кинодокументов на нитро и триацетатной основах красным карандашом делаются отметки «ОЦ» под учетными номерами особо ценных кинодокументов.

3.12. На папке с монтажным листом особо ценного кинодокумента делается специальная отметка в виде красной бумажной полосы.

3.13. Сведения об особо ценных кинодокументах заносятся в автоматизированную базу данных «Учет кинодокументов РГАКФД».

3.14. Оригиналы особо ценных кинодокументов маркируются индексом «ОЦ» на ребре коробки красным цветом.

3.15. На выявленные особо ценные кинодокументы создаются страховые копии.

3.15. Страховой копией на особо ценные кинодокументы является первая копия с оригинала кинодокумента.
 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Настоящая Инструкция закрепляет порядок работы с особо ценными кинофотодокументами: выявление, методику отбора, учет и хранение.

Предлагаемые уточненные критерии выявления особо ценных документов помогут всесторонне оценить содержание кинофотодокументов на предмет отнесения их к категории особо ценных.

Опыт работы с особо ценными документами архива подтверждает, что состав выявленных особо ценных документов со временем может меняться.

Благодаря проведению повторного выявления особо ценных кинофотодокументов, пополнились и значительно расширились состав и тематика особо ценных документов архива.

В целях обеспечения сохранности оригиналов особо ценных кинофотодокументов проверка их наличия проводится 1 раз в 5 лет.

В случае необходимости реставрация оригиналов особо ценных документов осуществляется в первоочередном порядке.

Согласно Методическим рекомендациям по работе с особо ценными документами в государственных архивах Российской Федерации. Москва, 2006г., при наличии фонда пользования оригиналы особо ценных документов для использования не выдаются.

Сведения о количестве особо ценных документов архива вносятся ежегодно в паспорт РГАКФД.

На особо ценные кинофотодокументы создаются страховой фонд и фонд пользования.
 

Главный специалист А.И. Лукина

Главный специалист А.Ф. Трухачева

---

[1] Методические рекомендации по работе с особо ценными документами в государственных архивах Российской Федерации. Москва, 2006, с.10.