Задача создания баз данных для оперативного пользования была поставлена в архиве ещё в начале 90-х годов. Эта проблема также неоднократно поднималась на дирекциях, Научных Советах (1999, 2003, 2004 годов).

На сегодняшний день мы имеем – следующие БД:

• электронные каталоги киновидеодокументов;

• комплексная информационная система «Архив-КАИСА» и

• базы данных по оценке и техническому состоянию кинодокументов: учёт КД, учёт технического состояния КД, учёт движения КД.

Коротко остановлюсь на каждой из них.

2-го сентября 1996 года между РГАКФД и компанией «Архивный медиа проект» был подписан договор о создании для российских, а также для зарубежных пользователей версий электронного каталога на кинодокументы, хранящиеся в архиве. Согласно договору, была создана демонстрационная версия каталога по кинодокументам 1938 года с описанием кинодокументов по тайм-кодам и со стоп-кадрами. Демонстрационная версия, судя по различным отзывам исследователей, удалась. Но руководители проекта от «Архива» и «Абамедиа» проанализировав сложившуюся ситуацию, материально-технические возможности, пришли к обоюдному решению, что создание полного каталога с описанием по тайм-кодам и стоп-кадрам растянется на очень длительный срок. Было принято решение создать полный электронный каталог, но с кратким описанием кинодокументов без тайм-кодов и стоп-кадров.

В 2005 году в архиве был создан кинокаталог в электронном виде, который пополняется новыми поступлениями. Очень жаль, что архив не смог текстовые описания сопроводить видеорядом, но достаточно подробные описания (если фильм состоит из нескольких частей, то аннотация составляется на каждую часть) дают представление о содержании фильмов.

В конце 2007 года было принято решение о внесении в базу данных КД и ВД учётных сведений от отдела обеспечения сохранности (по данным книг учёта и описания), а остальное наполнение от отдела научно-справочного аппарата. Поэтому в БД не на все КВД есть полная информация. Компьютер считает ед.уч. по учётным данным, набиваемым в ООС.

В среднем за год электронный каталог КД и видеодокументов пополняется полными сведениями более чем о 300-х фильмов каждый.

На сегодняшний день электронный каталог КД содержит описания 46577 документов, электронный каталог видеодокументов 3470 описаний документов. Каталоги находятся в открытом доступе на сайте архива www. rgakfd. ru.

Работа по созданию электронного каталога на фотодокументы архива началась в 1991 году и к началу 2003 года мы имели базу данных о составе и содержании 55 тысяч ФД и 20 тысяч изображений к ним. А в 2003 году архив получил грант на реализацию проекта под общим названием «Сохранение уникальных фотодокументов и расширение доступа к первоисточникам РГАКФД» при финансовой поддержке фонда Форда. Был заключён договор о разработке и внедрении новой базы данных фотодокументов с компанией ООО «Альт-Софт» из Санкт-Петербурга. Помимо разработки программно-информационного комплекса ИКАР-КАИСА, «Альт-Софт» осуществили конвертацию описаний и изображений каталога фотодокументов из существующей базы данных Macintosh в ИКАР. С 2004 года начинается плановое введение в эту базу данных новых поступлений фотодокументов. На начало 2012 года фотокаталог содержал описание около 260000 документов. Электронный каталог на фотодокументы с фотоизображениями также размещён на сайте архива. Но работа по наполнению базы данных продолжается, ведь на хранении в архиве находится свыше 1 млн.фотодокументов.

Хочется также отметить, что помимо своих поисковых возможностей (поиск можно осуществлять многофункциональный) наши тематические базы данных позволили решить серьёзную для архива проблему – создания вторых (страховых) копий книг учёта и описания кинофотовидеодокументов. На сегодняшний день мы имеем полный комплект всех книг (24-х) учёта и описания КД, шести книг учёта и описания бывшего филиала РГАКФД в городе Владимире, пяти книг учёта и описания фотодокументов и одной книги учёта и описания видеодокументов.

Как я уже сказала, в архиве функционирует и учётные БД КД – учёт КД, учёт технического описания КД и учёт движения КД. Большая выдача и большое движение кинодокументов внутри архива подвели нас к созданию этих баз. На сегодняшний день идёт их плановое наполнение. Но главная цель их создания – оперативная информация о каждом кинодокументе и динамике его технического состояния, будет дотигнута.

Учёт КД – это начальное звено, которое заносится в ООС по книгам учёта и описания, полученная информация передаются в отдел НСА, где учётные данные по каждому фильму, журналу или летописному сюжету дополняются описанием содержания материала. Аналогичная работа проходит и с видеодокументами. Затем эта информация передаётся представителям компании «Абамедиа» для внесения в БД киновидеодокументов.

В ОТК с 2002 года ведётся БД по техническому состоянию КД. На сегодняшний день занесены сведения о 53033 ед.уч. – 180690 элементах комплекта. Кроме архивного номера, названия, года выпуска, вида плёнки, метража, количества частей, комплектности заносится дата последней проверки. На какой машине был обработан КД (А-1, СИ, Клара и т.д.), какова его усадка, если есть отмечается нестабильная основа и год её определения (например, 2000 г.). А с 2004 года, после того как, в архиве начали проводить работу по визуальному профконтролю технического состояния ФД (эту работу начали проводить с 1994 года) с записью всех сведений в специально разработанную карточку учёта технического состояния ФД началось создание соответствующей БД на ФД. Сейчас в эту базу занесено 29896 ед.хр. В базы данных технического состояния кинофотодокументов заносятся дефекты, которые влияют на хранение или зрительное восприятие: плесень, гидролиз, отслаивание, повреждение перфоряда, ратикуляция; более распространённые дефекты (потёртости, царапины, следы пальцев в базы данных технического состояния не заносятся). Эта информация очень полезна для последующей реставрации кинофотодокументов.

С октября 2007 года в архиве проходит работа по вводу информации в базу данных «Учёт движения КД». В работе задействовано три участка по ведению данных. В триацетатном хранилище вводится вся информация по выдаче и возврату КД. Информация по движению КД заносится на участке учёта движения, также вносится информация о ПТС, о временном нахождении КД (поскольку достаточно долго КД может находиться на реставрации). Очень важно, оперативно осуществлять поиск необходимого кинодокумента или знать причину, по которой он не был выдан исследователю. ПТС также может быть определено в отделе кинокопирования, после выдачи кинодокументов в читальный зал, тогда об этом сообщается на участок учёта движения и эти данные также заносятся в базу данных «Учёта движения кинодокументов». Эти участки объединены. Общее количество внесённых данных на 01.01.2012 г. составило 226 867 ед.хр.

Благодаря полученным Грантам и самоотверженной работе сотрудников архива, за эти годы над электронными каталогами работали на различных этапах от 12 до 34 человек. Они достигли хороших результатов в работе, повысили свою квалификацию, свой профессиональный уровень. На сегодняшний день мы имеем программно-информационный комплекс КАИСА (Архив), электронные каталоги кино и видеодокументов, локальную вычислительную сеть более чем на 50 рабочих мест, что позволяет нам и дальше пополнять наши базы данных.

Работа по созданию автоматизированных баз данных в архиве вошла в привычный ритм и приносит архиву во всех направлениях деятельности большую пользу. Но проблемы, к сожалению, ещё остаются:

• нет изображений в базах данных киновидеодокументов, но архив пока не определился необходимо ли выставлять изображение для общедоступного пользования в Интернет;

• монтажные листы на КД не внесены в БД;

• редактированные книги учёта и описания фотодокументов, вводимые в Каиссу также без ИЗО. Трудовые ресурсы не безграничны. Книг много а людей не хватает, не сканируется изображение в том числе и из-за того чтобы не замедлить темпы ввода информации в базу данных.

Но главная проблема, по нашему мнению, состоит в несовместимости наших баз данных с программным комплексом «Архивный фонд» версия 4.

Немного остановлюсь на этой проблеме. Поскольку у нас не фондовое хранение, нам сложнее работать в Архивном фонде. Сложнее конвертировать в него наши базы данных. Такая попытка уже была, она не принесла результатов. Кроме того, есть сложности во внесении заглавий единиц хранения. Сначала необходимо ввести единицы хранения а потом ед.учёта. Для кинодокументов нет ед.хр. по элементам комплекта, были проблемы со вторыми экземплярами и внесением оригиналов, шумов и музыки. С учётом фонда иностранных авторов и альбомного фонда трудно конвертировать Архивный фонд-4 в нашу систему учёта (имеется ввиду – вносить надо № альбома, № снимка; или № фонда иностранных авторов и также № снимка). Для заполнения этих сведений нам не хватает количества знаков. В базе только 8 знаков а нам надо 12. Для фотодокументов не внесено в базу размеры негатива (у нас их 9 – 0,1,2,3,4…7 и 8-ой для цифровых фотодокументов), и нет буквенных размеров – их 6 от А до Е.

Учитывая нефондовое хранение наших документов, нам видится решение этой проблемы в обращении в Росархив с просьбой разрешить архиву вместо программного комплекса «Архивный фонд» версия 4 продолжить ведение своих баз данных.

И в заключении, хочу сказать, что буду рада услышать от членов Научного Совета предложения или пожелания по дальнейшему развитию наших баз данных.