Отдел комплектования и ведомственных архивов РГАКФД работает в соответствии с Положением об отделе, должностными инструкциями сотрудников отдела и планом работы отдела на текущий год.

Методическую основу комплектования РГАКФД фотодокументами составляют:

• Основные правила работы государственных архивов с кинофотофонодокументами, 1980 г.;

• Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов, Архивного фонда РФ и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, 2007 г.;

• Методические рекомендации по приему на постоянное хранение фотодокументов из личных архивов, 2008 г.;

• Инструкция по работе с базой данных «Архив-Каиса», 2007 г.;

• Инструкция о порядке передачи на постоянное хранение фотодокументов из отдела комплектования и ведомственных архивов в отдел обеспечения сохранности РГАКФД, 2010 г.;

• Инструкция Порядок приема-передачи на постоянное хранение фотодокументов, созданных в электронном формате, 2013 г.

После достижения договоренности с Владельцем личного архива о передаче на постоянное хранение в РГАКФД фотодокументов оформляются следующие документы:

Заявление владельца личного архива с предложением о передаче фотодокументов для проведения экспертизы ценности и последующей передачи на постоянное хранение в архив с исключительным правом использования. Заявление пишется Владельцем от руки, с указанием всех сведений о Владельце архива (адрес, контактный телефон, паспортные данные).

Акт приема-передачи фотодокументов для проведения экспертизы ценности и последующей передачи их на постоянное хранение в архив. Обязательным условием для приема документов в архив является проведение экспертизы ценности. Связано это с тем, что у сотрудников РГАКФД нет возможности тщательно отобрать, упорядочить и описать фотодокументы у Владельца, на месте; это возможно сделать только в архиве. Поэтому акт приема-передачи именно для проведения экспертизы ценности и последующей передачи на постоянное хранение.

Договор с Владельцем личного архива документов. В нашем случае это договор о безвозмездной передачи фотодокументов из личного архива в собственность государства с исключительным правом использования. В договоре, как в заявлении, указываются сведения о Владельце (адрес, контактный телефон, паспортные данные, адрес электронной почты).

Акт приема-передачи и договор составляются в двух экземплярах, и один экземпляр передается Владельцу.

Далее с фотодокументами ведется следующая работа:

• проводится экспертиза ценности;

• в случае необходимости (если речь идет о негативах, контратипах), изготавливаются контрольные отпечатки;

• оригинальные фотодокументы (негативы, контратипы, слайды и т.п.) проходят проверку в Отделе технического контроля на предмет возможности сохранения документов;

• составляются аннотации на отобранные фотодокументы;

• отобранные для передачи на постоянное хранение фотодокументы выносятся на обсуждение Экспертно-проверочной комиссии РГАКФД;

• одобренные решением ЭПК фотодокументы, аннотации на них, вводятся в электронную базу данных «Архив-Каиса»; изображения фотодокументов сканируются и присоединяются в базе данных к аннотациям;

• в базе данных формируется опись фотодокументов.

Все сведения из базы данных «Архив-Каиса» размещаются в сети Интернет для пользователей архивной информации.

Фотодокументы, прошедшие экспертизу ценности, но не принятые на постоянное хранение в архив, либо возвращаются Владельцу, либо уничтожаются в соответствии с актом о выделении к уничтожению, который согласовывается с ЭПК архива.

Прием фотодокументов от организаций ведется точно также, за исключением того, что вместо заявления пишется письмо на бланке организации с печатью, за подписью руководителя.

Прием на постоянное хранение в архив фотодокументов в цифровом формате отдел комплектования начал в 2010 году.

Фотодокументы, созданные в цифровом формате, принимаются также, как и традиционные, после проведения экспертизы ценности и на основании личных заявлений владельцев, актов приема-передачи и договоров в соответствии с Инструкцией «Порядок приема-передачи на постоянное хранение фотодокументов, созданных в электронном формате», разработанной в 2013 году.

Для присоединения изображений этих фотодокументов в базу данных «Архив-Каиса» фотодокументы сжимаются при помощи программ ACDSee или Photoshop до разрешения 100 dpi.