Отдел комплектования и ведомственных архивов РГАКФД работает в соответствии с Положением об отделе, должностными инструкциями сотрудников отдела и планом работы отдела на текущий год.

Методическую основу комплектования РГАКФД фотодокументами составляют:

• Основные правила работы государственных архивов с кинофотофонодокументами, 1980 г.;

• Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов, Архивного фонда РФ и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, 2007 г.;

• Методические рекомендации по приему на постоянное хранение фотодокументов из личных архивов, 2008 г.;

• Инструкция по работе с базой данных «Архив-Каиса», 2007 г.;

• Инструкция о порядке передачи на постоянное хранение фотодокументов из отдела комплектования и ведомственных архивов в отдел обеспечения сохранности РГАКФД, 2010 г.;

• Инструкция Порядок приема-передачи на постоянное хранение фотодокументов, созданных в электронном формате, 2013 г.

После достижения договоренности с Владельцем личного архива о передаче на постоянное хранение в РГАКФД фотодокументов оформляются следующие документы:

Заявление владельца личного архива с предложением о передаче фотодокументов для проведения экспертизы ценности и последующей передачи на постоянное хранение в архив с исключительным правом использования. Заявление пишется Владельцем от руки, с указанием всех сведений о Владельце архива (адрес, контактный телефон, паспортные данные).

Акт приема-передачи фотодокументов для проведения экспертизы ценности и последующей передачи их на постоянное хранение в архив. Обязательным условием для приема документов в архив является проведение экспертизы ценности. Связано это с тем, что у сотрудников РГАКФД нет возможности тщательно отобрать, упорядочить и описать фотодокументы у Владельца, на месте; это возможно сделать только в архиве. Поэтому акт приема-передачи именно для проведения экспертизы ценности и последующей передачи на постоянное хранение.