Пополнение Архивного фонда Российской Федерации аудиовизуальными документами является одной из первостепенных задач Российского государственного архива кинофотодокументов.

Руководствуясь нормативно-правовыми актами и методическими документами, РГАКФД ведет плановую работу по комплектованию и поиску новых источников комплектования аудиовизуальными документами.

В советское время существовала стройная система комплектования Центрального государственного архива кинофотофонодокументов СССР, при которой существовали списки источников комплектования − № 1 основных и № 2 возможных источников. Основными источниками комплектования были Фотохроника ТАСС, Агентство печати «Новости» (АПН), фототека Верховного Совета СССР, Всесоюзные общественные организации, редакции газет, журналов, ведущие киностудии страны (ЦСДФ, Центрнаучфильм, Леннаучфильм, Куйбышевская киностудия, Дальневосточная киностудия и др.). К возможным источникам комплектования относились поступления от частных лиц, которые носили периодический характер.

В 1990-е гг. эта система стала разрушаться, а к началу 2000-х полностью себя изжила. Учреждения, работавшие с пленкой, были упразднены, либо поменяли форму собственности, а также оценили высокую материальную стоимость имеющихся у них документов. Всё это привело к отказу постоянных источников комплектования РГАКФД от сотрудничества с архивом, а весомых рычагов, стимулирующих безвозмездную передачу аудиовизуальных документов в государственный архив не было.

В связи с неуклонным сокращением государственных источников комплектования, РГАКФД отказался от ведения списков источников комплектования и не ведет их в настоящее время, как утративших свое практическое значение. Несмотря на отсутствие официальных источников комплектования, в РГАКФД постоянно поступают новые аудиовизуальные документы. За последние пять лет на постоянное хранение передано более 23 тысяч единиц аудиовизуальных документов.

Комплектование аудиовизуальными документами в РГАКФД ведется по трем направлениям:

• комплектование фотодокументами;

• комплектование кинодокументами;

• комплектование видеодокументами.

Остановимся подробнее на каждом из направлений.

Фотодокументы. В настоящее время большинство фотодокументов поступают на хранение в РГАКФД из личных архивов. Основной мотивацией для передачи фотодокументов от частных лиц является репутация РГАКФД как места, где документы сохраняются на века.

Прежде, чем документы попадают в архив, специалистами отдела комплектования проводится большая предварительная работа с владельцами фотодокументов. Это ведение переговоров, визуальная оценка качества фотодокументов в месте их нахождения, работа в каталогах архива на проверку дублетности предлагаемого материала, оценка содержания, возможности научного и практического использования фотодокументов, наконец, подготовка и оформление документов с владельцем (договора, акта, заявления) и доставка документов в РГАКФД. Надо отметить, что не всегда предварительная работа бывает результативной. Приблизительно в трех случаях из пяти она заканчивается ничем. Бывает, что после длительных переговоров владелец находит более удачное место, с его точки зрения, для передачи принадлежащих ему фотодокументов. Проще говоря, находит покупателя.

Переданные безвозмездно для проведения экспертизы ценности и последующей передачи на постоянное хранение в архив фотодокументы, принимаются по актам на основании заключенных с владельцами договоров и личных заявлений, в которых оговаривается возможность исключительного права использования государством в лице РГАКФД этих фотодокументов. Архив не принимает на хранение фотодокументы без передачи исключительных прав.

Как правило, фотодокументы, поступающие из личных архивов, достались владельцам по наследству. Сами наследники располагают скудными сведениями о них. Поэтому документы мало информативны. Зачастую экспертизу ценности приходиться проводить только по негативам, т.к. отсутствуют контрольные отпечатки.

Специалистами отдела комплектования и ведомственных архивов проводится серьезная исследовательская работа по введению фотодокументов в широкий доступ для пользователей архивной информации. Сотрудник отдела, занимающийся атрибуцией и упорядочением фотодокументов, обрабатывает поступившие на хранение фотодокументы, что называется, «От» и «До»: проводит экспертизу ценности, источниковедческий анализ, аннотирует, готовит описи к утверждению на экспертно-проверочной комиссии архива, заносит информацию о фотодокументах в электронную базу данных архива, передает на хранение в отдел обеспечения сохранности и государственного учета документов и т.д.

• Проводит экспертизу ценности фотодокументов на предмет исторической ценности, уникальности, технического качества, возможности дальнейшего использования;

• Передает при необходимости фотодокументы в фотолабораторию для изготовления контрольных отпечатков;

• Передает фотодокументы в отдел технического контроля на проверку физико-химического состояния фотодокументов;

• Проводит источниковедческий анализ;

• Аннотирует фотодокументы;

• Подготавливает к утверждению на экспертно-проверочной комиссии архива описи фотодокументов;

• Сканирует фотодокументы;

• Заносит информацию о фотодокументах и присоединяет отсканированные изображения в электронную базу данных архива;

• Составляет и оформляет опись фотодокументов для передачи на постоянное хранение в архив;

• Передает фотодокументы с текстовой сопроводительной документацией и описями в отдел обеспечения сохранности и государственного учета документов;

• Готовит акты о выделении к уничтожению фотодокументов, прошедших экспертизу ценности, но не принятых на постоянное хранение в архив;

• Готовит акты о возврате Владельцу фотодокументов, прошедших экспертизу ценности, но не принятых на постоянное хранение в архив.

Система комплектования фотодокументами из личных архивов имеет ряд недостатков. Прежде всего, большинство фотодокументов личного происхождения являются ретроспективной информацией 2-й половины XIX века – 80-х годов ХХ века, а 1990-е – 2000-е годы представлены в очень �