Российский государственный архив кинофотодокументов образован в 1926 году. С тех пор он систематически занимается собиранием аудиовизуальных документов по истории России, СССР, Российской Федерации, политической и социальной жизни, международным отношениям и т. д.

К документам нашего профиля относятся фотоизображения (производства с 1850 года) на различных носителях (металл, стекло, пленка, фотобумага, CD-диски); летописные киносъемки, документальные и хроникальные фильмы, киножурналы (производства с 1896 года) на 35-мм и 16-мм кинопленке, видеокассеты аналоговые и цифровые.

На хранении в архиве находятся 240097 ед. хранения кинодокументов, что составляет свыше 42500 названий; более миллиона фотодокументов; 5100 видеодокументов.

Обеспечение сохранности архивных документов – понятие емкое, включающее в себя: 

1) обеспечение нормативных условий хранения (это температурно-влажностный, световой, санитарно-гигиенический, противопожарный режим); 

2) применение специальных средств хранения (стеллажи, коробки); 

3) оборудование для контроля технического состояния и просмотра исследователей. 

4) учет документов.

Видеодокументы архив стал принимать на постоянное хранение с 1992 года. Сначала на хранение в архив поступали только видеодокументы в формате VHS (секам) и, надо отметить, не лучшего качества. А затем мы стали принимать видеодокументы в формате Betacam SP и только в исключительных случаях S.VHS и VHS. В это время в РГАКФД отсутствовала материально-техническая база для работы с таким видом документа, не было нормативно-технической и методической документации по работе с видеодокументами в процессе хранения, да и специалистов по работе с электронными документами надо было срочно готовить. Все эти сложности легли на плечи самого архива.

В 90-е годы при развитии материально-технической базы был сделан упор на приобретение видеомагнитофонов формата Betacam SP, а затем и Betacam Digital, изучались технологии сохранения информации на электронных носителях, электронные характеристики носителей, условия хранения. Большую роль в работе с видеодокументами сыграло содружество и обмен опытом в этих вопросах с Госфильмофондом России и Гостелерадиофондом, т. к. к ним тоже поступали на хранение материалы их профиля на таких же профессиональных видеоносителях.

Архивом при сотрудничестве с ООО "Фильм-видео" был выбран ряд электронных показателей, которые характеризуют качество видеозаписи и качество видеоносителя в процессе хранения, разработаны методики входного контроля и контроля в процессе хранения видеодокументов. Приобреталось специальное контрольное оборудование для различных форматов видеодокументов, а также воспроизводящее оборудование.

При приеме на постоянное хранение осуществляется входной контроль видеодокументов. Сдаваемые на хранение видеодокументы должны иметь ГЦП не менее одной минуты (58 сек.), 2 секунды черного поля + звуковой тон 1 кгц номинального уровня по шкале dB (децибел).

За текущий год на входной контроль поступило 750 видеокассет, было возвращено на студии для перезаписи с различными дефектами в количестве 220 видеокассет (не принимаются видеокассеты Betacam Digital по причинам перемодуляции звука; полосы выпадения видеосигнала; цифровые артефакты (пиксили); неправильно разведены каналы на разведенной кассете; Betacam SP - завышен сигнал - шум; большое выпадение по строкам; полосы выпадения (видны визуально), уровень звука меньше 10.

По результатам входного контроля составляется акт технического состояния.

Сотрудники ОТК осуществляют контроль видеодокументов в процессе хранения каждой кассеты раз в год. Если по результатам контроля выявлено падение электронных показателей, то документ необходимо перезаписать и желательно на цифровой носитель. Только за 2009 год было перезаписано с формата Betacam SP на Digital 32 ед. хранения из-за большого числа выпадений и показателя сигнала - шум.

Видеодокументы формата VHS (фонд пользования) ежегодно перематываются с целью снятия копир. эффекта, но в настоящее время просмотровая копия к профессиональному формату изготавливается на DVD c тайм-кодом..

Как я уже говорила, сначала архив принимал на хранение видеодокументы в формате VHS. В 2002 году, для сохранения информации видеодокументов в формате VHS, было принято решение перезаписать их в формат Betacam через цифровую обработку (но разрешающая способность осталась прежней). Но так как у нас не было специального оборудования, эту работу нам выполняли сотрудники ООО "Метрикос". Было перезаписано 80 ед. хранения и информация была сохранена.

В целях обеспечения сохранности видеодокументов для просмотра исследователями и для работы сотрудников выдаются только просмотровые копии форматов VHS или DVD. Видеокассеты формата Betacam выдаются только на видеозапись. Необходимо отметить, что любой видеодокумент или его копия при выдаче из хранилища и возврате проходят 100% контроль ОТК.

Кинофотовидеодокументы в виду своей специфики учитываются и хранятся по единицам учета и единицам хранения. Архивные номера видеодокументам присваиваются в валовом порядке при их поступлении в архив. Если единица учета состоит из 1 ед. хранения, то присваивается просто номер единицы учета. Если ед. учета состоит из одной или нескольких ед. хранения, то к номеру ед. учета через тире добавляется порядковый номер ед. хранения (римскими цифрами). Если на одной ед. хранения (кассете) записано несколько фильмов, то каждому видеофильму присваивается свой номер ед. учета (т. е. на одной ед. хранения будет две или более ед. учета).

Видеодокументы размещаются в архивохранилищах на специальных заземленных стеллажах, рассчитанных под форматы Betacam и VHS. Для поддержания температурно-влажностного режима (температура от + 150 до 250 С и влажность от 40 до 60%) был приобретен специальный кондиционер, который адаптирован к работе в летний и зимний период. Видеодокументы хранятся в заводских упаковках и должны быть перемотаны на начало.

В заключении хочу сказать, что работе с видеодокументами архив уделяет большое внимание, постоянно развивает материально-техническую базу и это, безусловно, приносит свои результаты. Без грамотного технического оснащения всей цепочки приема, хранения и использования видеодокументов - их невозможно сохранять длительное время.