Целенаправленное и централизованное внедрение информационных технологий в архивной сфере в Российской Федерации началось с середины 1990-х годов. В 1995 году Федеральным архивным агентством (Росархивом) были приняты «Концепция информатизации архивного дела России» [1] и «Программа информатизации архивного дела России» [2] 1997–2000 годов. В дальнейшем архивная отрасль развивалась согласно «Программе информатизации Росархива и подведомственных учреждений на 2011–2020 гг.» [3]. Цифровизация деятельности архивов широко обсуждалась на Советах по архивному делу [4], а также в 2018 году в Совете Федерации на заседании Научно-методического семинара Аналитического управления на тему «Цифровизация деятельности национальных архивов. Пути решения законодательных проблем» [5], в ходе совместного заседания Государственного Совета и Совета при Президенте по науке и образованию 24 декабря 2021 года [6].

В федеральном реестре государственных услуг к ведению Росархива относятся две, которые и предстоит перевести на новый уровень: 1. Организация информационного обеспечения граждан, организаций и общественных объединений на основе документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов; 2. Организация исполнения запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод, оформления в установленном порядке архивных справок, направляемых в иностранные государства.

Согласно докладу заместителя Руководителя Росархива О.В. Наумова в 2020 году, в условиях цифровой экономики Росархив считает необходимым обеспечить переход к принятию регуляторных решений на основании данных, каковыми являются сведения о составе, содержании и местах хранения документов Архивного фонда Российской Федерации. Для выполнения данной задачи необходимо обеспечить их доступность и полноту [7].

Формирование массивов данных для цифровизации государственных услуг и функций Росархива невозможно осуществить без масштабной оцифровки архивных документов и средств их поиска.

Представляет интерес прошедшие первое чтение в Государственной Думе законопроект о внесении изменений в статью 24 Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации» [8], согласно которым услуга удаленного доступа будет предоставляться не только к справочно-поисковым средствам в электронном виде, но и к архивным документам на бумажных и иных материальных носителях (включая кино-, фото-, видео- и фонодокументы, копии электронных и телеметрических документов), входящих в состав Архивного фонда Российской Федерации, преобразованных в электронную форму архивом, в том числе по требованию пользователя.

 К концу 2023 года Росархив рассчитывает по государственной услуге «Организация информационного обеспечения граждан, организаций и общественных объединений на основе документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов» достичь «продвинутого» уровня цифровой зрелости, а также обеспечить онлайн­-доступ к справочно-поисковым средствам, в первую очередь к архивным описям; перейти при обслуживании пользователей в читальных залах федеральных архивов в основном к использованию электронных копий архивных документов вместо подлинников на бумажном носителе; внедрить элементы искусственного интеллекта для поиска необходимой пользователям ретроспективной архивной информации; полностью перевести используемые Росархивом информационные системы на отечественное программное обеспечение и их размещение в Государственной единой облачной платформе и т.д. [9]

Проблему цифровой трансформации отрасли активно рассматривают исследователи ВНИИДАД и других исследовательских центров [10], представители компаний, занимающихся созданием электронных архивов и поддержкой электронного документооборота [11], проводятся конференции и круглые столы [12].

Цифровая трансформация Российского государственного архива кинофотодокументов рассматривается в Концепции развития РГАКФД на 2017-2026 годы [13], технологическим перспективам в работе РГАКФД посвящено сообщение [14] заместителя директора С.В. Переходова 2018 года, о реализации цифровизации РГАКФД и ее дальнейших перспективах, в 2019 году был подготовлен доклад ведущего специалиста РГАКФД Н.А. Илюшина [15]. В данных текстах освещаются следующие сферы трудностей: электронные носители и способы хранения цифровой информации, сохранение государством прав на кинофотодокументы при публикации в сети Интернет, оцифровка документов РГАКФД, электронные базы данных и создание единой базы данных на кинофотовидеодокументы РГАКФД. Решения поставленных в рамках этих вопросов задач могут представлять интерес для дальнейшего исследования.

Остановимся подробнее на одном из аспектов цифровизации архивной отрасли на примере информационных систем научно-справочного аппарата Российского государственного архива кинофотодокументов (ИС НСА РГАКФД). Вслед за Федеральным законом Российской Федерации «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» мы будем толковать информационную систему как совокупность содержащейся в базах данных информации и обеспечивающих её обработку информационных технологий и технических средств [16].

РГАКФД обладает обширным научно-справочным аппаратом для учета и поиска необходимой информации в виде единой системы архивных справочников – это описи (книги учета и описания), внутренние описи (т.е. режиссерские и операторские монтажные листы, монтажные листы киновидеодокументов, описи киновидеосюжетов, внутренние описи фотоальбомов), традиционные и электронные каталоги.

Как отмечал в начале 2000-х годов в своих выступлениях начальник отдела НСА РГАКФД В.Н. Баталин, необходимость разработки автоматизированных информационно-поисковых систем (АИПС) обозначилась в РГАКФД к концу 1980-х годов по следующим причинам: рост объемов хранящихся в архиве кинофотодокументов, значительные трудозатраты на их каталогизацию и поиск, увеличивающийся карточный массив каталогов. Работа по созданию базы данных (БД) фотодокументов РГАКФД была начата в 1991 году.

ИС повышают доступность информации как для пользователей архивной информации, так и для сотрудников. Они дают возможность концентрировать в одном месте информацию из всей системы НСА, а также вносить соответствующие изменения по результатам источниковедческих исследований и расшифровки. При применении ИС ускоряется сам процесс описания, так как не требуется вливание бумажных карточек в различные разделы именного и систематического каталога (в РГАКФД на 1 ед. хр. фотодокумента порой составляется 10 и более карточек). В конечном итоге повышается оперативность выполнения запросов.

На данном этапе развития информационных технологий в НСА РГАКФД имеются следующие ИС:

• электронные каталоги: кинодокументов, видеодокументов, объединенный каталог киновидеодокументов, а также электронный каталог фотодокументов. Программное обеспечение первых трех электронных каталогов разработано в ИПМ им. М.В. Келдыша РАН, а электронный каталог фотодокументов разработан компанией «Альт-софт».
• программа КАИСА-Архив, также разработанная компанией «Альт-софт».

Комплексная автоматизированная информационная система КАИСА-Архив используется для создания и ведения единой базы данных архива. Система была создана в 2001 году, на 2018 год была внедрена в 56 архивах России, в том числе в четырех федеральных [17]. Каждое внедрение ставило перед разработчиками новые задачи, связанные, в первую очередь, с увеличением гибкости и универсальности системы.

Система КАИСА-Архив автоматизирует следующие архивные процессы [18]:

1. Контроль за движением дел в архиве от подачи электронного требования до возвращения дела на полку в хранилище. С этой целью предусматриваются штрих-кодирование дел и формирование электронных требований (в том числе через личный кабинет на сайте архива). Автоматизируется ведение всех типов электронных книг выдачи в хранилищах, журналов регистрации в читальных залах; 2. Учет исполнения запросов. Система учитывает запросы, поступающие из всех источников, в том числе через портал государственных услуг, сеть МФЦ и т.д.; 3. Прием документов, включая электронные, на государственное хранение. Автоматизация процесса работы экспертно-проверочной комиссии: от формирования повестки дня до выпуска протоколов и ведения статистики, возможна реализация взаимодействия с СЭД; 4. Формирование виртуальных выставок и тематических публикаций архивных документов; 5. Формирование любых статистических отчетов (в виде таблиц, графиков, диаграмм и гистограмм); 6. Контроль выполнения заказов на сканирование, микрофильмирование и различные виды обработки дел; 7. Исполнение платных услуг (предоставление удаленного доступа к полнотекстовым документам, выполнение платных запросов и заказов на копии) с оплатой онлайн через платежную систему.

Разработчик производит конвертацию (автоматизированное включение) созданных в различных подразделениях архива тематических баз данных и электронных справочников в единую базу данных. Разработчиками осуществляется перевод в электронный формат научно-справочного аппарата (НСА) архива, обеспечивающего поиск и идентификацию документов, хранящихся в архиве.

В РГАКФД работа через КАИСА-Архив ведется отделами комплектования, технического контроля, обеспечения сохранности и учета, информационного обеспечения и научно-справочного аппарата. У всех отделов свои потребности, которые нуждаются в реализации.

Для фотодокументов РГАКФД в КАИСА-Архив доступны следующие поля для заполнения: Шифр; Размер; Номер единицы хранения; Цветность; Вид фотодокумента; Оригинал/копия; Рубрики, индексы; Темы; Персоны; Аннотация; Аннотация для страховой карточки; Источник поступления; Производственный номер; Дата съемки; Точный год начала съемки; Точный год окончания съемки; Страна съемки; Место съемки; Комментарий к месту съемки; Место съемки не уточнено; Место съемки (полностью); Авторы съемки; Количество снимков в единице хранения; Ключевые слова; Составитель; Дата составления карточки; Публикация; Виртуальные выставки; Описание для виртуальной выставки; Показывать на сайте.

В настоящее время в КАИСА-Архив введено более 450 000 единиц хранения фотодокументов (при общем объеме свыше миллиона). Разумеется, ведется целенаправленное пополнение данной информационной системы как новыми поступлениями, так и уже имеющимися на хранении фотодокументами. Так, в год только отдел НСА вводит около 4 000 тысяч единиц хранения, и эта цифра планомерно растет с каждым годом.

Безусловно, к плюсам КАИСА-Архив можно отнести возможность включения всеобъемлющей информации о фотодокументе, имеющейся в разнообразных частях НСА РГАКФД. Соответственно, реализована возможность поиска по всем многочисленным параметрам фотодокумента. Кроме того, поиск облегчает система справочников: география, персоналии, авторы съемки и рубрикатор. Стоит также отметить, что в КАИСА-Архив возможно описание документов на нескольких языках, что актуально для фондов иностранного происхождения. Доступны описи фотодокументов, передаваемые отделом комплектования отделу обеспечения сохранности и учета в ходе ЭПК. Также для доступны фотодокументы, принятые отделом комплектования, но находящиеся в процессе подготовки к приему на хранение. Зачастую описания снабжены электронной копией фотодокумента.

На практике на данный момент в КАИСА-Архив в РГАКФД недостаточно хорошо реализована работа с электронными копиям фотодокументов – нет единого перечня требований к прикрепляемым электронным копиям. В результате копии имеют разное разрешение в пикселях, часто это файлы небольшого разрешения, порой недостаточные для работы по использованию документов, особенно если требуется расшифровка присутствующих на фото. Разумеется, стоит отметить отдельные несовершенства в описании фотодокументов, но работа по планомерной расшифровке документов архива также продолжается. Кроме того, к настоящему моменту назрела необходимость создания Методических рекомендаций по работе с КАИСА-Архив в РГАКФД – пока эта работа откладывается в ожидании новой версии системы.

Между тем, у КАИСА-Архив большие перспективы, в том числе благодаря тому, что предполагается включение в нее и киновидеодокументов РГАКФД – в настоящее время эта работа ведется.

Ссылки:

1. Концепция информатизации архивного дела России (утв. Росархивом в 1995 г.). // Портал «Архивы России» (2005-2015) [Электронный ресурс] — URL: http://portal.rusarchives.ru/informatization/conseption.shtml (дата обращения 05.05.2023)
2. Программа информатизации архивного дела России (1997-2000 гг.) (утв. приказом Росархива № 64 от 20 декабря 1996 года) // Портал «Архивы России» (2005-2015) [Электронный ресурс] — URL: http://portal.rusarchives.ru/informatization/programm.shtml (дата обращения 05.05.2023)
3. Программа информатизации Росархива и подведомственных учреждений на 2011–2020 гг. (утв. приказом Росархива № 104 от 2 декабря 2011) // Федеральное архивное агентство [Электронный ресурс] — URL: https://archives.gov.ru/programs/informatization.shtml (дата обращения 05.05.2023)
4. Наумов О.В. Нормативно-правовое регулирование архивного дела и делопроизводства в условиях перехода органов власти и организаций на электронный документооборот. Совет по архивному делу при Федеральном архивном агентстве, г. Ялта, 8 октября 2019 года // Федеральное архивное агентство [Электронный ресурс] – URL: https://archives.gov.ru/reporting/report-naumov-2019-yalta.shtml (дата обращения 05.05.2023)
5. Цифровизация деятельности национальных архивов. Пути решения законодательных проблем. Аналитический вестник № 11 (700) . М.: 2018.
6. Перечень поручений по итогам совместного заседания Госсовета и Совета по науке и образованию (утвержден Президентом РФ 10.02.2022 № Пр-290)
7. Наумов О.В. Цифровая трансформация Росархива. Совет по архивному делу при Федеральном архивном агентстве, г. Казань, 3 сентября 2020 года // Федеральное архивное агентство [Электронный ресурс] – URL: https://archives.gov.ru/index.php?q=reporting/report-naumov-2020-kazan.s... (дата обращения 16.05.2023)
8. Законопроект № 260061-8 «О внесении изменений в статью 24 Федерального закона "Об архивном деле в Российской Федерации" (в части создания и эксплуатации государственной информационной системы удаленного использования архивных документов и справочно-поисковых средств к ним)» // Система обеспечения законодательной деятельности Государственной автоматизированной системы «Законотворчество» [Электронный ресурс] – URL: https://sozd.duma.gov.ru/bill/260061-8 (дата обращения 16.05.2023)
9. Наумов О.В. Цифровая трансформация Росархива. Совет по архивному делу при Федеральном архивном агентстве, г. Казань, 3 сентября 2020 года // Федеральное архивное агентство [Электронный ресурс] – URL: https://archives.gov.ru/index.php?q=reporting/report-naumov-2020-kazan.s... (дата обращения 16.05.2023)
10. Ланская Д.В., Яковлева Е.С. Цифровые документы архивного фонда: проблемы и методы обеспечения долгосрочной читаемости // Вестник Академии знаний № 36 (1), 2020.  С. 114-124; Ланская Д.В., Гергель А.В., Жане Н.Х., Стефанович И.К. Перспективная модель архива в эпоху постмодерна и в цифровой экономике. Хранитель знаний или поставщик социально-значимой информации? // Естественно-гуманитарные исследований № 26 (4), 2019. С. 124-130; Сабенникова И.В. Личные архивы и их трансформация в эпоху цифровизации // Вестник Российского университета дружбы народов. Серия: История России. 2022. Т. 21. № 2. С. 251-257; Юмашева Ю.Ю. Цифровая трансформация аудиовизуальных архивов. Аудиовизуальные архивы онлайн: монография. М.: 2020.
11. Радченко А.В. Архивы в цифровую эпоху: ближе к людям, организациям и Интернету // Отечественные архив № 6. 2018. С. 87-91; Архивы и архивное дело - Интересные материалы // Корпорация ЭЛАР [Электронный ресурс] — URL: https://eos.ru/eos_delopr/eos_delopr_intesting/113 (дата обращения 09.05.2023)
12. Круглый стол «Искусственный интеллект в архивах, библиотеках, музеях и образовании: состояние и перспективы развития. 6 декабря 2022 года» в РГАНТД / Российский государственный архив научно-технической документации [Электронный ресурс] – URL: https://rgantd.ru/news/rgantd/kruglyy-stol-v-rgantd12/ (дата обращения 10.05.2023)
13. Концепция развития Российского государственного архива кинофотодокументов на 2017-2026 годы // Сайт Российского государственного архива кинофотодокументов – URL: http://www.rgakfd.ru/koncepciya-razvitiya-rossiyskogo-gosudarstvennogo-a... (дата обращения 11.05.2023)
14. Переходов С.В. Технологические перспективы развития РГАКФД. Заседание Научного совета РГАКФД 5 июля 2018 года // Сайт Российского государственного архива кинофотодокументов – URL: http://www.rgakfd.ru/koncepciya-razvitiya-rossiyskogo-gosudarstvennogo-a... (дата обращения 11.05.2023)
15. Илюшин Н.А. О цифровизации документов РГАКФД: достижения, проблемы и перспективы развития. Всероссийская научно-практическая конференция «Историческое образование в цифровую эпоху. Проблемы создания и использования информационно-ресурсной базы» // Сайт Российского государственного архива кинофотодокументов [Электронный ресурс] – URL: http://rgakfd.ru/doklady-soobshhenija/o-cifrovizacii-dokumentov-rgakfd-d... (дата обращения 01.05.2023)
16. Федеральный закон Российской Федерации от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ. Об информации, информационных технологиях и о защите информации
17. Гринфельд П.А., Мерсадыкова Т.Е. КАИСА-Архив – универсальный инструмент комплексной информатизации архивных процессов и услуг // Отечественные архивы. 2018. № 1 // Портал «Архивы России» [Электронный ресурс] – URL: https://rusarchives.ru/publikacii/otechestvennye-arhivy/4356/kaisa-arhiv... (дата обращения 13.05.2023)
18. Там же